Первоначальное заполнение справочников

Перед внесением в программу оперативных данных(которые часто меняются), такие как места, арендаторы, оплаты и прочее, необходимо предварительно занести всю основную информацию в справочники, чтобы в дальнейшем было удобно работать и при вводе оперативных данных не приходилось заполнять справочники.

Все имеющиеся справочники доступны через меню. Окно справочника одинаковое для всех видов справочников. В нем можно осуществлять поиск по вхождению символов в название элемента, добавлять, изменять или удалять элементы.

[Предупреждение]Предупреждение

Будьте аккуратны при удалении элемента справочника, вместе с ним будут удалены все данные, на него ссылающиеся, подробнее смотри Удаление записей.

Организации, кассы

Первые данные которые вам следует заполнить в программе, это название вашей организации и ввести все кассы, если их у вас несколько. Первоначально в пустой базе данных уже занесена организация "Моя организация", рекомендуем вам открыть справочник организаций, выбрать элемент "Моя организация" и изменить название. При необходимости тоже самое можно сделать и в справочнике "Кассы".

[Подсказка]Подсказка

Во всех диалогах программы, где есть возможность выбирать элемент справочника, программа автоматически подставляет значение, если в справочнике всего 1 элемент. По этому Если у вас всего одна касса или одна организация, не добавляйте в справочник ненужных элементов, это позволит вам не выбирать организацию или кассу в каждом диалоге программы.

Типы мест

Для удобной нумерации, каждое сдаваемое место в программе идентифицируется 2-я параметрами, тип места и номер места. Тип места - это справочник, позволяющий задать буквенный префикс для обозначения, например типа здания, его литеры или нести другую смысловую нагрузку.

[Предупреждение]Предупреждение

Тип места это - не переменная, которая со временем у места может меняться, это его идентификатор, у каждого места он должен оставаться неизменным. То есть, место А-1 и Б-1 разные места, если вам потребуется изменить тип места, то вам надо будет удалить старое место и создать новое с новым типом.

Мы рекомендуем перед внесением сдаваемых площадей в программу, заранее продумать и заполнить справочник типов мест. Если у вас нет необходимости делить нумерацию мест на типы, создайте всего один тип места, он будет в программе подставляться автоматически.

Услуги

Перед внесением договоров в программу обязательно заполните справочник услуг по договору. Основные услуги, это естественно арендная плата, электричество и прочее.

Каждая услуга имеет ряд дополнительных параметров, это единица измерения и статья дохода по умолчанию. Единица измерения это отдельный справочник, который при необходимости можно дополнить или изменить, при добавлении услуги в договор единица измерения в договор будет подставляться автоматически. В программе каждая услуга жестко привязана к договору и не может меняться для каждого договора.

[Подсказка]Подсказка

Если у вас есть услуги которые могут иметь разные единицы изменения, создайте две услуги. Например, одни арендаторы могут платить за электричество по счетчику, другие просто фиксированной суммой в месяц. В этой ситуации можно создать две услуги "Электричество по счетчику" и "Электричество фикс." с соответствующими единицами измерения "кВат" и "усл.".

Статья дохода по умолчанию, является не обязательным полем при добавлении услуги, но мы рекомендуем ее указывать. Это поможет вам при вводе оплаты по начислению не заполнять статью дохода. Смотри «Ввод оплаты по начислению».

Кассовые справочники

Перед началом работы с кассой необходимо заполнить все справочники, относящиеся к кассе. Это статьи дохода и статьи расхода. Каждый приходный и расходный ордера имеет статью, по которой производится внесении или списание денежных средств из кассы. Эта информация нужна для отчета "Доходы и расходы", и позволяет вам учитывать общие суммы прихода и расхода по разным направлениям, например узнать сколько вам платят непосредственно за аренду, сколько за доп услуги. Если у вас нет необходимости собирать эту информацию вы можете создать всего по одной общей статье в каждом справочнике.

Типы событий

Если вы намерены вести в программе учет событий(см. События), предварительно вам необходимо заполнить справочник типов событий. Рекомендуем заранее продумать, все группы событий чтобы с одной стороны было удобно выполнять фильтрацию событий, с другой справочник не было очень большим и пользователи в нем не начали путаться.