Работа с кассой

Программа позволяет вести учет кассы или нескольких касс. Основные возможности - это ввод приходных и расходных ордеров, выдача денег под аванс подотчетным лицам и ввод авансовых отчетов. В результате работы с кассой можно получать отчеты по суммам потраченным на разные статьи расхода и доходам полученным по различным статьям, видеть незакрытые долги подотчетных лиц и контролировать оплату арендаторов.

Вкладка Касса содержит список приходных и расходных ордеров и введенных авансовых отчетов. Все таблицы можно фильтровать с помощью параметров верхней части вкладки. В нижней части вкладки всегда отображается сумма всех документов с учетом фильтра.

Например, мы хотим увидеть какую сумму арендатор "ООО "Краса"" заплатил за полгода, для этого в фильтре указываем период в полгода, в поле Контрагент вводим краса, в таблице останутся только приходные ордера с этим контрагентом, под таблицей мы увидим общую сумму всех документов.

Таким образом, через фильтр можно получать общие суммы с разнообразными комбинациями условий.

В верхней части вкладки отображается текущая сумма денег, которая должна находится в кассе, это общая сумма всех приходов за вычетом расходов. Причем, если в фильтре выбрать организацию или кассу, итоговая сумма будет отображаться только по этой организации или кассе, по умолчанию показывается общая сумма по всем организациям и кассам.

В программе существует ограничение на изменение кассы задним числом, то есть без соответствующих прав (см. Работа с пользователями) пользователь может исправлять только сегодняшние кассовые документы, предполагается что если кассир совершил ошибку при вводе документа, то в течении для у него есть возможность ее исправить. Но вчерашние и более ранние документы исправлять он не может.

Приходные ордера

Рассмотрим универсальный способ ввода приходного ордера. Для этого откроем вкладку Касса на ней вкладку Приходные ордера, нажмем кнопку Добавить.

[Подсказка]Подсказка

Вводить оплату от арендаторов проще и удобнее из начислений см. «Ввод оплаты по начислению», а внесение в кассу сдачи подотчетного лица проще вводить из авансового отчета см. «Подотчетные лица». Эти операции автоматически создадут необходимые приходные ордера.

Каждый приходный ордер может быть двух типов Возврат от подотчетного лица и Прочий приход. Возврат денег в кассу подотчетным лицом рассмотрим позже. А под прочим приходом подразумевается любое другое поступление денег в кассу, в том числе и оплата арендатором.

При вводе платы необходимо выбрать арендатора, который платит, если у арендатора есть активные договора, то программа позволит выбрать договор по которому происходит оплата, если по выбранному договору введены начисления то, программа даст возможность также указать начисление, по которому производится оплата. Вам также необходимо выбрать статью дохода, по которой поступают деньги, это позволит в дальнейшем получать общую информацию о поступлении по каждой статье дохода.

В основании можно указывать любую текстовую информацию.

При внесении возврата от подотчетного лица, просто выбираем сотрудника и указываем сумму, ничего сложного.

Расходные ордера

Расходные ордера тоже бывают двух типов: Прочая выдача и Выдача подотчетному лицу. При обычной выдаче денег, мы указываем контрагента, сумму платежа и статью расхода на которую запишется расход. Если же мы еще не знаем контрагента и точную сумму расхода, а может и статью, просто выдаем деньги сотруднику чтобы он что-то купил, то необходимо выбрать выдачу подотчетному лицу, в этом случае расходный с помощью расходного ордера деньги спишутся из кассы, но на конкретные расходы они не попадут, пока подотчетное лицо не отчитается и не сообщит точную сумму потраченных денег. Выданные деньги будут числится в долгах у подотчетного лица.

Подотчетные лица

При необходимости внести расходы подотчетного лица, на которые до этого он брал деньги, мы должны создать авансовый отчет.

При выборе подотчетного лица в окне создания авансового отчета, программа сразу показывает текущий долг подотчетного лица, когда и какие суммы он брал в таблице Последние авансы.

Нам необходимо указать статью расхода и потраченную сумму. После сохранения авансового отчета эта сумма запишется в расходы по выбранной статье.

[Подсказка]Подсказка

В программе авансовые отчеты напрямую не привязаны к расходным ордерам по которым подотчетное лицо получал деньги. Поэтому если сотрудник потратил выданную сумму на разные статьи расхода, вы можете просто создать два авансовых отчета с разными статьями на обе части суммы. И также сотруднику могли несколько раз выдаваться деньги, но их можно закрыть одним авансовым отчетом.

В программе существует простая возможность закрыть весь долг подотчетного лица, то есть сразу из авансового отчета внести остаток суммы долга в кассу. Для этого надо поставить галочку Создать приходный ордер на сумму остатка.

В этом случае долг будет полностью погашен, программа автоматически создаст приходный ордер на сумму остатка, а вам останется только внести указанную сумму в кассу.

Этот способ полностью закрыть долг подотчетного лица при создании авансового отчета может быть использован и в обратной ситуации, когда подотчетное лицо потратило на покупки больше денег чем получало из кассы. В этом случае при сохранении авансового отчета будет создан расходный ордер на сумму доплаты чтобы компенсировать потраченные на покупку личные средства.

Кассовые отчеты

Программа позволяет получать несколько суммарных отчетов с кассовой информацией. Отчеты можно открыть через меню Отчеты подменю Касса или с помощью соответствующих кнопок на вкладке Касса.

Основной кассовый отчет это - Доходы и расходы, позволяет увидеть суммарный приход денег за определенный период, сгруппированный по статьям дохода. И суммарные затраты предприятия также сгруппированные по статьям расхода.

[Предупреждение]Предупреждение

Обратите внимание, что суммы выданные подотчетным лицам в этот отчет не попадают, они попадут в расходы только после того, как будет внесен авансовый отчет.

Второй кассовый отчет позволяет увидеть текущие долги подотчетных лиц.

При этом если в программе используется несколько организаций или касс, в отчете будут отображаться как общие сумму долга так и суммы по каждой организации или кассе.

Из отчета долгов подотчетных лиц, можно легко перейти в подробный отчет о движениях по каждому подотчетному лицу, для этого достаточно два раза кликнуть по соответствующему должнику. В этот отчет также можно попасть через меню.

[Предупреждение]Предупреждение

Обратите внимание, что отчет отображает только движения за определенный период времени, не учитывая входящее сальдо на начало периода. Поэтому разница между итоговыми суммами в этом отчете не всегда будет равняться сумме долга.