Начисления

В программе реализован механизм начислений, это связь между услугами, оказываемыми по договору и поступлением денег в кассу. Механизм начислений работает по следующей схеме.

  1. В договора вносится список услуг, которые ежемесячно оплачивает арендатор, на услуги с фиксированной ставкой суммы вносятся сразу, для услуг с ежемесячно изменяемыми суммами, суммы в списке услуг остаются пустыми, просто указывается сам факт наличия услуги.

  2. Ежемесячно проводятся начисления по всем или некоторым договорам, суммы указанные в договоре переносятся в начисление для каждого месяца. При необходимости суммы оплаты за конкретный месяц можно корректировать или дополнять суммами с учетом показаний счетчиков.

  3. Кассир принимая ежемесячную плату от арендаторов, может видеть начисленную сумму и вносить оплату за месяц полностью или частично. Указание месяца за который производится оплата при вводе расходного ордера, позволяет контролировать, всю ли сумму внес арендатор.

На вкладке Начисления мы можем видеть все созданные начисления по каждому договору за указанный месяц. В этой таблице вы можете видеть все цифры по начислению, сколько начислено, сколько арендатор уже оплатил и сколько остался должен. В нижней части окна вы можете видеть итоговые данные по таблице. Галочка в колонке Незаполнено говорит о том, что в начислении есть услуги с незаполненной суммой, например не внесены суммы, которые зависят от показаний счетчика.

Ввод начисления вручную

При необходимости начисление можно ввести или изменить вручную, но основным способом создания начислений является механизм массового начисления (см. «Массовые начисления»).

Для ввода начисления вручную, нажмите кнопку Добавить. Обязательными атрибутами начисления является месяц и год, за который производится начисление и договор по которому производится оплата. Если начисления вводится вручную, то в таблице Начислено необходимо ввести все услуги и суммы за которые арендатор должен заплатить в этом месяце.

В верхней части окна отображается текущий статус начисления: Оплачено или арендатор оплатил частично. Если арендатор не оплатил полностью один из предыдущих месяцев в поле предыдущий долг отобразится месяц и сумма долга, это позволяет кассиру в момент оплаты контролировать полностью ли арендатор оплатил предыдущий период.

На вкладке Оплачено можно посмотреть все оплаты внесенные по этому начислению. Начисление не обязательно должно быть оплачено сразу и полностью, программа позволяет вносить частичные оплаты (см. «Ввод оплаты по начислению»).

Массовые начисления

Программа позволяет удобно производить начисления сразу всем (или некоторым) арендаторам за месяц, по всем активным договора. Для этого нажмите кнопку Массовое начисление, в появившемся окне мы можем выбрать месяц и год за который необходимо произвести начисление.

Далее мы должны отметить галочками те договора, по которым необходимо провести начисление, можно воспользоваться кнопкой Выбрать все, для того чтобы сразу проставить все галочки.

[Подсказка]Подсказка

Обратите внимание, что программа не дает провести повторное начисление по одному и тому же договору. Возможность установить галочки для таких договоров просто отсутствует. Таким образом, если вы уже проводили массовые начисления, но после этого у вас добавились новые договора, вы можете отдельно для них провести начисление, не боясь изменить суммы в уже созданных.

Как правило, после проведения массового начисления за месяц, необходимо дополнить начисления изменяемыми суммами оплаты, например на основе показаний счетчиков. В основной таблице начислений программа позволяет отобразить все начисления с неуказанными суммами, с помощью галочки фильтра Только частично начисленные.

Ввод оплаты по начислению

Самый простой способ вводить оплаты арендаторов, это найти необходимое начисление с помощью фильтра и нажать кнопку Внести оплату, она присутствует в списке начислений и в самом начислении.

В окне ввода оплаты, таблица возможных платежей автоматически заполняется из начисленных сумм и услуг. Нам останется только выбрать необходимые услуги и нажать кнопку OK.

[Предупреждение]Предупреждение

Обратите внимание, что для проведения оплаты, необходимо указать статью дохода, по которой эта оплата пройдет. Для того чтобы не указывать статью дохода при каждой оплате, в справочнике услуг необходимо указывать статьи дохода по умолчанию. См. «Услуги»

[Подсказка]Подсказка

В этом диалоге вы можете менять сумму которая будет зачислена. То есть вы можете вносить частичную оплату за какую-то из услуг.

После согласия с оплатой программа автоматически создаст приходные ордера. При этом если оплата происходит по разным статьям дохода программа создаст несколько приходных ордеров. В случае когда несколько услуг относятся к одной статье дохода, программа объединит их в один приходный ордер. Это сделано потому, что каждый приходный ордер имеет только одну статью дохода и общую сумму внесенных в кассу денег.