Номенклатура
Первые данные, которые вам следует заполнить в программе, это информация о номенклатуре которую вы будете учитывать.
Каждая номенклатурная позиция имеет свои единицы измерения, поэтому для начала зайдите в справочник Единицы измерения и проверьте все ли необходимые единицы присутствуют в справочнике.
Если чего-то не хватает вы можете добавить.
После этого вам необходимо определить какие типы номенклатуры вы будете учитывать. Каждый тип номенклатуры — это группа номенклатур, имеющих одинаковые нормы выдачи и сроки использования.
Каждый такой тип номенклатуры имеет одну из двух категорий: «Спецодежда» и «Имущество». Номенклатуру с категорий «Спецодежда» можно выдавать сотрудникам, они учитываются в карточках выдачи спецодежды, и имеет дополнительные параметры, такие как размер и рост. Если поле норма выдачи заполнено для такой группы номенклатуры, она становится обязательной к выдаче сотруднику, и отображается в таблице нормы выдачи в [_printwearcard].
Типы номенклатуры из категории «Имущество» не выдаются конкретному сотруднику, а выдаются на объект и учитываться в описи имущества объекта.
Исходя из этого, для первоначальной настройки программы вам надо создать несколько типов номенклатуры(menu:Справочники[]→ ) спецодежды, которую вы будете выдавать. Например: зимний комплект, летний комплект и т.д. Если вы пожелаете в программе также учитывать описи имущества на объектах, вам необходимо создать хотя бы один тип номенклатуры в категории «Имущество».
Важно понимать, что тип номенклатуры, это группа взаимозаменяемых номенклатур, по которой регламентируется выдача, а непосредственно номенклатура это уже конкретная складская позиция, имеющая свои размеры.
Так к одному типу «Куртка летняя», могут принадлежать несколько номенклатур, таких как: «Куртка мужская летняя Скаймастер 88-92», «Куртка летняя Сервис 104-108» и т.д.
После настройки категорий можно начать вводить непосредственно номенклатуру в справочник Номенклатур.
|
В диалоге ввода номенклатуры, поля размер и рост помимо непосредственного ввода с клавиатуры, можно также выбрать из уже имеющихся вариантов заполнения этих полей для других номенклатур. |
Должности и руководители
Вы можете первоначально заполнить справочник должностей сотрудников, которые будут указываться в личных карточках и справочник руководителей. Хотя руководителей можно начать вносить в момент заполнения карточки.
Объекты
Программа позволяет вести учет карточек сотрудников и описей имущества по нескольким объектам предприятия, поэтому создадим хотя бы один объект. Это можно сделать переключившись на вкладку Объекты и нажав btn:[Добавить]. Основная информация в окне объекта его название и адрес.
Если вы собираетесь учитывать описи имущества, для каждого объекта вы можете заполнить места размещения имущества, нажав кнопку btn:[Справочник размещений]. Этот справочник для каждого объекта свой. После его заполнения, в таблице имущества для каждой позиции у вас появится возможность указать где находится то или иное имущество отредактировав колонку Размещение.
Выдать имущество на объект, вернуть его на склад или списать вы можете с помощью соответствующих кнопок под таблицей btn:[Выдача], btn:[Возврат на склад] и btn:[Списание]. Нажатие на эти кнопки вызывает создание пустого складского документа с соответствующим назначением. Подробнее о создании складских документов смотрите в Склад.
Личные карточки спецодежды
Имеющиеся в программе личные карточки учета спецодежды находятся на вкладке Карточки сотрудников. На вкладке помимо стандартного поиска имеется галочка Только работающие, по умолчанию она активирована, то есть в таблице не показываются уволенные сотрудники. Если ее снять, то вы сможете видеть также карточки уволенных сотрудников. Сотрудник считается уволенным если в его карточке графа Дата увольнения не пустая.
В самой карточке сотрудника помимо общих полей таких как Ф.И.О. размер одежды и прочее, имеется возможность загрузить в базу фотографию сотрудника, для этого воспользуйтесь кнопкой btn:[Загрузить] под местом для фотографии. Если вам впоследствии понадобится сохранить фотографию на диск компьютера, вы сможете воспользоваться кнопкой btn:[Сохранить].
Каждого сотрудника можно привязать к объекту предприятия, на котором он работает. Делается это с помощью соответствующей кнопки в разделе с общей информацией. Привязка сотрудников к объектам позволяет формировать сводные ведомости о выданной спецодежде для каждого объекта в отдельности.
Колонки в таблице с выданной спецодеждой разделены на 2 раздела с информацией о выдаче спецодежды и с информацией о возврате или списании, аналогично печатной форме карточки учета. К сожалению визуально отобразить это в интерфейсе программы пока не получилось.
По умолчанию в этой таблице показывается только спецодежда, которая на текущей момент числится за сотрудником, то есть была выдана, но не была списана или возвращена. Чтобы увидеть всю историю выдач и возвратов поставьте галочку Показывать историю выдач.
Выдача и списание спецодежды происходит также, как выдача имущества на объекты с помощью соответствующих кнопок.
Склад
В программе ведется учет склада готовых к выдаче ТМЦ. Вся работа со складом проходит на вкладке Склад. Все складские операции в программе делятся на 3 типа:
-
Поступления на склад(подвкладка Приход)
-
Выдачи сотруднику или на объект(подвкладка Расход)
-
Списания (подвкладка Списание)
В связи со спецификой учета движений часто возвращаемых ТМЦ, склад в программе устроен немного иначе чем в обычных складских программах. Обычно ТМЦ на складе учитываются только количественно, то есть поступившие в разное время ТМЦ одной и той же номенклатуры на складе суммируются и могут быть отгружены единой операцией, потому что для учета обычно не важно как поступали ТМЦ, они одинаковые. Но в нашем случае ТМЦ, часто возвращаются от сотрудников или с объектов обратно на склад, для того чтобы впоследствии их можно было опять выдать в использование другому сотруднику или отвезти на другой объект. Естественно, при таком возврате, после использования ТМЦ уже не новое, имеет какой-то износ, и должно учитываться отдельно от партии такой же номенклатуры, которая лежит на складе и еще не выдавалась.
В программе это решается введением процента годности для каждого поступления ТМЦ на склад и за счет идентифицируемого учета движений ТМЦ. Этот нюанс важно понимать при работе с программой, например, если вы захотите списать 10 лопат, которые вернулись на склад с нескольких разных объектов, то в акте списания будет столько строчек, сколько возвратов было, так как каждое поступление учитывается отдельно и не может быть просуммировано из-за разного износа ТМЦ.
|
Информация о числящейся за сотрудником спецодежде всегда вычисляется на основании имеющихся складских документов о выдаче, возврате и списании спецодежды. Поэтому изменение или удаление складских документов автоматически изменит информацию о выданной одежде в карточке. Учитывайте это при работе. |
Приходные документы
Приходный документ проводит поступление ТМЦ на склад. Документ может выполнять 3 типа операций:
-
Приходная накладная — поступление на склад ТМЦ от поставщика
-
Возврат от работника — возврат на склад спецодежды числящейся за работником
-
Возврат с объекта — возврат на склад имущества числящегося за объектом
При добавлении в документ возврата программа автоматически рассчитывает износ возвращаемой вещи исходя из нормативного срока эксплуатации\носки указанного в типе номенклатуры, даты выдачи и процентов годности выданной вещи.
Расходные документы
Расходный документ проводит выдачу ТМЦ со склада, работнику или на объект. Программа позволяет выдать только имеющиеся на складе ТМЦ. При добавлении новой позиции в документ программа автоматически подставляет количество выдаваемых вещей исходя из нормы выдачи для добавляемой номенклатуры.
Акты списания
Документ списания списывает ТМЦ с учета. ТМЦ можно списывать со склада, сразу с работника не возвращая ТМЦ на склад и с объекта. Акт списания в программе не разделяется на несколько типов как происходит с приходными и расходными документами, акт общий для всех типов списаний. Более того в одном акте могут списываться ТМЦ из разных мест.
Обратите внимание что списание ТМЦ в программе является конечным пунктом жизни учитываемой ТМЦ, то есть любое ТМЦ в конечном итоге должно быть списано. ТМЦ не списывается автоматически после того как время ее носки\эксплуатации подошло к концу, оно будет числится за работником\объектом даже в том случае если процент годности дойдет до нуля. Чтобы закончить отслеживать конкретное ТМЦ его нужно списать.
Отчеты
В программе есть возможность формирования нескольких отчетов.
Сводная ведомость
Сводная ведомость по объекту доступна через меню menu:Ведомости[] → . Она позволяет получить общую информацию о всей выданной спецодежде по каждому объекту.
