Структура организации

Начать заполнение базы данных стоит со смены организации по умолчанию «Моя организация», на официальное название вашей организации. Эти данные в дальнейшем будут использоваться для печати в документах. При необходимости можно создать несколько организаций.

Справочник организаций сейчас не является верхним уровнем кадровой структуры компании. Верхним уровнем структуры являются подразделения, ниже идут отделы. То есть, каждый отдел обязательно находится в одном из подразделений. Нижним уровнем являются должности. Справочник организаций в этой структуре стоит как бы в стороне и предоставляет реквизиты для печати на документах.

Подразделения являются верхним и главным уровнем структуры организации. Если используется редакция с несколькими складами, каждое подразделение можно привязать к своему складу, с которого будет осуществляться выдача спецодежды сотрудникам.

Справочник подразделений имеет иерархическую структуру. Это означает что у подразделения можно указать головное подразделение, которое стоит уровнем выше. При использовании нескольких уровней в подразделениях, справочник подразделение можно переключить в режим отображения иерархии установив галочку «Отображать структуру подразделений».

Если вы собираетесь вести опись имущества, в каждом подразделении вам необходимо заполнить места размещения, нажав кнопку Справочник размещений. После его заполнения, в документе выдачи имущества на подразделение появится возможность указать расположение выданного, в колонке «Размещение».

Выдать имущество на подразделение, вернуть его на склад или списать вы можете с помощью соответствующих кнопок под таблицей имущества Выдача, Возврат на склад и Списание.

Отделы являются необязательным справочником, при необходимости они позволяют ввести еще один уровень кадровой структуры организации.

Должности могут быть привязаны к отделу, подразделению или быть общими для всей организации в целом. Обычно нормы выдачи привязаны к должностям в организации, это позволяет назначать норму по должности сотрудника. Но ведение должностей тоже не является обязательным условием установки сотрудникам норм выдачи, их можно устанавливать вручную в карточке сотрудника.

Для должности можно указать профессию, пока справочник профессий чисто информационный, но в будущих релизах к нему будут привязаны справочники ТОН.

Через меню Справочники  Группы сотрудников можно создавать различные списки сотрудников, по какому либо признаку, например допуск к высоте или сотрудники участвующие в определенном проекте или создать список получения коллективных сиз для каждого бригадира. В документ коллективной выдачи можно добавлять сотрудников, из заранее подготовленных групп. Один сотрудник может быть в нескольких группах.

Посмотреть в каких группах находится сотрудник можно в его карточке, на вкладке Группы. Там же сотрудника можно добавить еще одну группу.

Если на предприятии есть необходимость проводить аналитику затрат на спецодежду не в разрезе структуры подразделений, а сквозным к подразделениям образом. Например, необходимо посчитать затраты на обслуживание энергетики, при том что должности электриков и других относящихся к энергетики сотрудников могут находится совершенно в разных структурных подразделениях на совершенно отдельных ветках структуры предприятия. Для правильной аналитики таких затрат, в справочнике «Места возникновения затрат», создаем значение «Энергетика», далее во всех должностях которые должны попадать в эту группу, указываем созданное МВЗ. Теперь в отчет Справка по выданному, появляется возможность группировать данные по МВЗ.

Это справочник ответственных лиц, используется для отображения в различных документах, например в ведомости МБ-7.