Импорт данных

Импорт позволяет сократить объем ручной работы при вводе «QS: Спецодежда» в эксплуатацию, если необходимые данные уже существуют в электронном виде.

На практике импорт редко сводится к простой загрузке готового файла. Основная работа обычно заключается в подготовке исходных данных: необходимо привести к единому виду названия подразделений, должностей, номенклатуры и проверить даты.

Чаще всего импортируют только сотрудников, нормы выдачи и историю прошлых выдач реже. Для каждого из этих наборов данных требования к качеству исходной информации отличаются.

Подготовка данных к импорту

Исходные данные могут находиться в 1С, SAP, других учетных системах, Excel, CSV, ODS и даже в таблицах Word. Формат источника сам по себе не так важен: перед загрузкой данные можно преобразовать.

Удобнее всего подготовить обычную плоскую таблицу Excel, где одна строка соответствует одной записи, а отдельные свойства расположены по столбцам.

Например:

ФИО

Табельный номер

Подразделение

Должность

Размер

Иванов Иван Иванович

1234

Ремонтный цех

Слесарь

52

Объединенные ячейки, многоуровневые заголовки и оформление, рассчитанное прежде всего на печать, обычно только усложняют подготовку файла.

На крупных проектах данные нередко приходится собирать из большого количества файлов. Даже если все подразделения когда-то получили одинаковый шаблон Excel, со временем каждый файл может начать заполняться немного по-разному. Перед импортом такие данные сначала следует привести к однородному виду.

Импортер помогает обнаруживать расхождения: можно загрузить подготовленный файл, посмотреть, какие значения программа распознала, исправить ошибки в Excel и повторить загрузку. Такой итерационный подход часто оказывается быстрее, чем пытаться заранее вручную проверить каждую строку.

Если требуется проверить большой или сложный импорт, можно предварительно создать отдельную тестовую базу, загрузить данные туда и проверить результат. После подготовки тот же файл можно использовать уже в рабочей базе.

Импорт сотрудников

Импорт сотрудников обычно является самым полезным и предсказуемым видом импорта, поскольку кадровая информация на действующем предприятии почти всегда уже существует в цифровом виде.

Через импорт можно загрузить не только карточки сотрудников, но и одновременно сформировать структуру организации: создать отсутствующие подразделения, отделы и должности.

Для первоначальной загрузки рекомендуется подготовить как минимум:

  • ФИО;

  • табельный номер;

  • подразделение;

  • должность.

По возможности стоит также добавить дату приема, дату рождения, пол и другие доступные кадровые данные.

Если размеры сотрудников уже ведутся в кадровой или другой системе, их также имеет смысл включить в файл. Это особенно важно при загрузке нескольких сотен или тысяч сотрудников.

Если пол в исходных данных отсутствует, программа может попытаться определить его автоматически по ФИО.

Структура организации

При импорте сотрудников особенно важно сохранить правильную связь между должностью и подразделением.

Например, должность «Слесарь» может встречаться сразу в нескольких подразделениях и представлять разные единицы штатного расписания. В таком случае при подготовке файла нельзя потерять информацию о подразделении и, если он используется, отделе.

Эта же структура затем используется при работе с нормами выдачи, поэтому названия подразделений и должностей желательно привести в порядок уже на этапе импорта сотрудников.

Практически удобно сначала загрузить сотрудников и получить в «QS: Спецодежда» правильную структуру предприятия, а уже затем готовить остальные импорты, ориентируясь на нее.

Вакантные должности

Иногда кадровая выгрузка содержит строки вроде «Вакансия»: должность существует в штатном расписании, но сотрудник на нее еще не принят.

Такие записи можно временно включить в импорт. Программа создаст необходимые подразделения и должности, после чего созданные для вакансий карточки сотрудников можно удалить.

Этот прием позволяет перенести структуру штатного расписания даже для пока незанятых должностей.

Обновление существующих сотрудников

Импорт сотрудников можно использовать не только при первоначальном запуске.

С его помощью можно массово обновлять существующие карточки, например:

  • подразделения;

  • должности;

  • табельные номера;

  • размеры;

  • другие кадровые данные.

Поэтому подготовленный файл импорта может использоваться и после ввода системы в эксплуатацию.

Импорт норм выдачи

Импорт норм особенно полезен на крупных предприятиях, если нормы уже представлены в структурированном виде.

Если норм немного, а исходные документы существуют только в Word или на бумаге, ручное заполнение иногда оказывается быстрее, чем подготовка сложного файла импорта.

Кроме того, нормы по профессиям из Приложения 1 к ЕТН можно загрузить непосредственно из встроенного справочника и затем скорректировать под локальные изменения предприятия. Поэтому в некоторых случаях подготовка файла для импорта норм занимает больше времени, чем использование справочника ЕТН.

При большом количестве норм импорт позволяет существенно сократить работу, но требует особенно внимательно следить за структурой организации.

Соответствие структуре сотрудников

При импорте норма определяется не только по своему названию. Для сопоставления используются также должность, подразделение и отдел.

Поэтому значения в файле норм должны соответствовать уже существующей структуре сотрудников.

Например, «Ремонтный цех» и «Цех ремонтный» для программы являются разными значениями.

Перед подготовкой файла норм удобно сформировать отчет «Список сотрудников» и использовать из него фактические названия подразделений, отделов и должностей. Это уменьшает количество расхождений при загрузке.

В таблице норм обычно указываются:

  • название нормы;

  • должность;

  • подразделение;

  • при необходимости отдел;

  • номенклатура нормы;

  • количество;

  • срок эксплуатации.

При импорте программа может создавать отсутствующие подразделения, должности и номенклатуру нормы. Однако если новое значение появилось только из-за опечатки или другого варианта написания, лучше исправить исходный файл и повторить загрузку, чем оставлять в справочниках дубли.

Если после импорта дубли или неправильные ссылки уже появились, для массового исправления можно использовать механизм корректировки и замены ссылок.

Применение норм к сотрудникам

После создания норм их необходимо применить к сотрудникам. Это требуется независимо от того, были нормы импортированы или введены вручную.

Для массовой работы используется «Корректировка сотрудников».

Наиболее распространенный сценарий — применение норм по должностям. Если в норме указаны соответствующие ей должности, программа может массово найти сотрудников этих должностей и назначить им нужные нормы.

После выполнения корректировки полезно проверить сотрудников, у которых нормы так и не появились. Это помогает найти:

  • должности, для которых забыли создать норму;

  • ошибки в структуре;

  • несовпадающие названия подразделений или должностей.

Тот же механизм можно использовать и после запуска системы, например при появлении новой нормы или массовом изменении условий обеспечения сотрудников.

Импорт прошлых выдач

Импорт истории прошлых выдач обычно является самым сложным видом импорта.

Для корректного импорта важно не просто знать, кому и что было выдано, а однозначно связать прошлую выдачу с потребностью сотрудника по норме.

В исходных данных желательно иметь:

  • сотрудника, лучше всего с табельным номером для однозначного сопоставления;

  • фактически выданную номенклатуру;

  • номенклатуру нормы, то есть потребность, которую закрывает эта выдача, либо заранее настроенную в базе однозначную связь между складской номенклатурой и номенклатурой нормы;

  • фактическую дату выдачи.

Дополнительно в исходных данных может присутствовать срок эксплуатации. Однако надежнее сначала убедиться, что выдача правильно связана с нормой. В этом случае «QS: Спецодежда» рассчитает срок эксплуатации по действующей норме, а не будет полагаться на срок, который мог быть указан в старой или бухгалтерской системе.

Если эти данные удается однозначно сопоставить, импорт позволяет значительно сократить объем ручного ввода.

На практике данные о прошлых выдачах часто ведутся разрозненно. Часть информации может находиться в бумажных карточках выдачи СИЗ, часть — в бухгалтерской системе, часть — в Excel, 1С, SAP или других программах.

При этом наличие выдач в бухгалтерском учете еще не означает, что такие данные можно автоматически использовать как историю обеспечения СИЗ.

Бухгалтерские системы решают другую задачу. В них обычно отсутствуют:

  • нормы выдачи;

  • сроки эксплуатации СИЗ в том виде, который требуется для контроля обеспеченности;

  • прямая связь между конкретной складской номенклатурой и номенклатурой нормы.

Проблемы возникают и с датами. Например, сотрудник фактически получил СИЗ в один день, а информация о выдаче попала в бухгалтерию значительно позже. В результате бухгалтерская дата может не совпадать с фактической датой выдачи.

При сверке электронной выгрузки с бумажными карточками поэтому нередко обнаруживаются расхождения.

Связь выдачи с потребностью

При импорте прошлой выдачи особенно важно сопоставить ее с номенклатурой нормы сотрудника. Это можно сделать либо по номенклатуре нормы, указанной непосредственно в импортируемых данных, либо через заранее настроенную однозначную связь между складской номенклатурой и номенклатурой нормы.

Если такую связь определить не удалось, импортированная выдача не будет связана с потребностью сотрудника и не появится в карточке «Спецодежда по нормам» как выдача по соответствующей потребности.

Это важно проверять после загрузки: сама запись о выдаче может быть перенесена, но без связи с номенклатурой нормы она не сможет корректно участвовать в расчете обеспечения по норме.

Если автоматическое сопоставление выполнить невозможно, выдачу можно вручную привязать к нужной потребности сотрудника после импорта.

Что делать с неполными данными

Не всегда имеет смысл добиваться идеальной истории до запуска системы.

Если исходные данные достаточно качественные, можно перенести их автоматически.

Если данные заведомо неполные или содержат расхождения, возможен практический компромисс: загрузить основную массу имеющейся истории, чтобы уменьшить объем ручной работы на старте, а затем постепенно проверять ее по каждому сотруднику и бумажной карточке.

В процессе такой проверки можно:

  • уточнять даты;

  • исправлять фактически выданную номенклатуру;

  • связывать выдачи с правильными потребностями;

  • удалять или корректировать ошибочные записи.

Если достоверных данных для автоматического импорта нет совсем, прошлые выдачи можно вводить вручную непосредственно в карточках сотрудников. Этот вариант описан в разделе Ручной ввод данных.

Результат импорта

После подготовки и загрузки данных рекомендуется проверить:

  • корректность структуры подразделений и должностей;

  • карточки сотрудников и размеры;

  • созданные нормы и их применение к сотрудникам;

  • наличие потребностей на вкладке «Спецодежда по нормам»;

  • связь прошлых выдач с соответствующими потребностями.

Импорт не требует переносить абсолютно всю историческую информацию предприятия. Его задача — подготовить достаточно качественную исходную базу, чтобы после запуска система правильно рассчитывала потребности и сроки следующих выдач.