Структура организации

Начать заполнение базы данных стоит со смены организации по умолчанию «Моя организация» на официальное название вашей организации. Эти данные в дальнейшем будут использоваться для печати в документах. При необходимости можно создать несколько организаций.

Справочник организаций сейчас не является верхним уровнем кадровой структуры компании. Верхним уровнем структуры являются подразделения, ниже идут отделы. То есть каждый отдел обязательно находится в одном из подразделений. Нижним уровнем являются должности. Справочник организаций в этой структуре стоит как бы в стороне и предоставляет реквизиты для печати на документах.

Подразделения являются верхним и главным уровнем структуры организации. Если используется редакция с несколькими складами, каждое подразделение можно привязать к своему складу, с которого будет осуществляться выдача спецодежды сотрудникам.

Справочник подразделений имеет иерархическую структуру. Это означает, что у подразделения можно указать головное подразделение, которое стоит уровнем выше. При использовании нескольких уровней в подразделениях справочник подразделений можно переключить в режим отображения иерархии, установив галочку «Отображать структуру подразделений».

В поле «Руководитель» можно указать сотрудника, который будет видеть обеспеченность подчинённых в личном кабинете начальника в мобильном приложении.

Отделы являются необязательным справочником, при необходимости они позволяют ввести ещё один уровень кадровой структуры организации. Для отдела также можно указать руководителя, чтобы он видел обеспеченность подчинённых в личном кабинете начальника.

Должности могут быть привязаны к отделу, подразделению или быть общими для всей организации в целом. Обычно нормы выдачи привязаны к должностям в организации, это позволяет назначать норму по должности сотрудника. Но ведение должностей тоже не является обязательным условием установки сотрудникам норм выдачи, их можно устанавливать вручную в карточке сотрудника.

Для должности можно указать профессию. Пока справочник профессий информационный, но в будущих релизах к нему будут привязаны справочники ТОН.

Через меню Справочники  Группы сотрудников можно создавать различные списки сотрудников по какому-либо признаку, например допуск к высоте, сотрудники, участвующие в определённом проекте, или список получения коллективных СИЗ для каждого бригадира. В документ коллективной выдачи можно добавлять сотрудников из заранее подготовленных групп. Один сотрудник может быть в нескольких группах.

Посмотреть, в каких группах находится сотрудник, можно в его карточке, на вкладке Группы. Там же сотрудника можно добавить ещё в одну группу.

Если на предприятии есть необходимость проводить аналитику затрат на спецодежду не в разрезе структуры подразделений, а сквозным к подразделениям образом, можно использовать МВЗ. Например, необходимо посчитать затраты на обслуживание энергетики, при том что должности электриков и других относящихся к энергетике сотрудников могут находиться в разных структурных подразделениях и на разных ветках структуры предприятия. Для правильной аналитики таких затрат в справочнике «Места возникновения затрат» создаём значение «Энергетика», далее во всех должностях, которые должны попадать в эту группу, указываем созданное МВЗ. После этого в отчёте Справка по выданному появляется возможность группировать данные по МВЗ.

Это справочник ответственных лиц, используется для отображения в различных документах, например в ведомости МБ-7.