Ввод системы в эксплуатацию

Ввод системы в эксплуатацию может идти по двум основным сценариям: с ручным вводом данных или с импортом из других систем. На практике чаще всего используется комбинация этих подходов.

Выбор сценария зависит не столько от количества сотрудников, сколько от того, в каком виде на предприятии уже ведется кадровая информация и учет спецодежды.

Например, даже список из 10–15 сотрудников иногда проще выгрузить из 1С в Excel и загрузить в «QS: Спецодежда», чем вводить вручную. Бывают и обратные ситуации: на предприятии с несколькими тысячами сотрудников штатная структура загружается автоматически из кадровой системы, а история выдач остается только в бумажных карточках и переносится вручную.

Поэтому перед началом ввода системы в эксплуатацию стоит определить, какие данные уже существуют в электронном виде, насколько они структурированы и что имеет смысл перенести автоматически.

Варианты ввода системы в эксплуатацию

Ручной ввод данных

Ручной ввод данных подходит, если исходные данные отсутствуют в электронном виде, имеют небольшой объем или их проще проверить и перенести вручную.

Обычно подготовка базы идет в следующей последовательности:

  1. Формируется структура организации: подразделения, отделы и должности.

  2. Создаются нормы выдачи.

  3. Вносятся карточки сотрудников.

  4. К сотрудникам привязываются нормы.

  5. При необходимости вносятся прошлые выдачи.

  6. Вводятся складские остатки.

После этого можно переходить к оперативной работе: персональным и коллективным выдачам, возвратам, оповещениям сотрудников и другим операциям.

Подробно этот сценарий разобран в разделе Ручной ввод данных.

Импорт данных

Если кадровая информация, нормы, сотрудники или история выдач уже ведутся в другой информационной системе, часть ввода данных можно автоматизировать через импорт.

Импорт особенно полезен, когда данные уже структурированы и их объем достаточно велик. При этом сам факт наличия данных в другой системе еще не означает, что их обязательно нужно переносить автоматически: иногда ручная обработка небольшой части информации оказывается быстрее и надежнее.

Отдельно стоит учитывать качество исходных данных. На проектах часто встречаются расхождения в должностях, подразделениях, датах выдачи и наименованиях номенклатуры. Поэтому импорт почти всегда требует предварительной проверки и сопоставления данных.

Этот сценарий будет разобран отдельно в разделе «Импорт данных».

Результат ввода системы в эксплуатацию

Независимо от выбранного сценария, к началу оперативной работы в системе должны быть подготовлены основные данные:

  • структура организации;

  • нормы выдачи;

  • сотрудники и их потребности;

  • при необходимости — история прошлых выдач;

  • складские остатки.

После этого «QS: Спецодежда» уже может использоваться для текущего учета выдачи и возврата СИЗ.