Оперативный учет

Самый удобный сценарий начинается с поиска сотрудника в справочнике. Обычно для этого используется табельный номер. Если на предприятии настроена соответствующая интеграция, сотрудника также можно найти по карте СКУД через считыватель.

После открытия карточки сотрудника на вкладке «Спецодежда по нормам» видно, какие позиции уже получены и какие еще необходимо выдать.

Для формирования документа используется команда «Выдать недополученное».

Перед проведением документа продукцию можно выдать сотруднику на примерку. Если размер не подходит или требуется другая модель, через команду «Выбрать варианты» можно заменить складскую номенклатуру на другую подходящую позицию из имеющихся остатков.

После подбора продукции документ проводится, а ведомость МБ-7 можно распечатать для подписи сотрудника.

На больших складах удобно предварительно печатать сборочный лист и использовать его при комплектации выдачи.

При необходимости через команду «Добавить» в документ можно включить продукцию сверх нормы.

Такая выдача будет учитываться за сотрудником так же, как и обычная: до окончания срока эксплуатации, возврата или другого предусмотренного системой закрытия выдачи.

После проведения документа информация о полученных СИЗ появляется в личной карточке сотрудника.

Коллективная выдача создается через складские документы.

Сотрудников можно добавлять по одному, но обычно удобнее сразу выбрать подразделение, отдел или заранее подготовленную группу сотрудников.

Группы сотрудников особенно полезны, если состав получателей не соответствует структуре организации и такие выдачи повторяются. Список формируется один раз, после чего при следующей выдаче достаточно выбрать готовую группу и при необходимости добавить или убрать несколько сотрудников.

После выбора получателей система показывает их общую потребность по номенклатуре норм и доступные складские остатки.

Это позволяет до формирования ведомости оценить, что можно выдать сразу, а что потребуется дополнительно заказать.

При необходимости в коллективную ведомость можно включить позиции, которые обычно выдаются персонально.

Например, если всему подразделению одновременно добавили новую позицию из СИЗ с длительным сроком эксплуатации, может быть удобнее один раз выдать ее коллективно на рабочих местах, а в дальнейшем использовать обычный персональный сценарий.

После формирования документа система автоматически подбирает подходящую продукцию из складских остатков.

Если одинаковой номенклатуры недостаточно для всех сотрудников, система специально не распределяет имеющееся количество только между частью получателей. В документе остаются строки потребностей без выбранной складской позиции.

Такое поведение позволяет явно увидеть, что часть сотрудников пока не обеспечена, и не потерять их при проведении документа.

Кроме того, пользователь может самостоятельно определить, какие конкретные модели или варианты продукции должны получить разные сотрудники.

Если одна часть группы получает одну модель, а другая — другую, на практике часто удобнее разбить выдачу на несколько ведомостей. Это упрощает учет и снижает вероятность путаницы у МОЛ при фактической раздаче продукции.

Обычно МОЛ получает на складе продукцию сразу на группу сотрудников и передает ее в подразделение.

После фактической раздачи сотрудники расписываются в ведомости. Заполненная ведомость возвращается на склад или в подразделение охраны труда для хранения в соответствии с принятым на предприятии процессом.

Если используется мобильный личный кабинет сотрудника, в истории выдач дополнительно отображается способ получения: персонально на складе или через коллективную выдачу.

Это помогает разбирать спорные ситуации. Например, сотрудник может видеть в приложении, что СИЗ уже выданы, хотя лично он их еще не получил. В таком случае можно определить, что продукция была передана МОЛ по коллективной ведомости и еще находится на этапе раздачи внутри подразделения.

В версиях с облачным размещением базы можно использовать модуль оповещения сотрудников.

Если сотрудник использует мобильное приложение, ему можно отправить push-уведомление.

Также поддерживается отправка уведомлений по электронной почте. К письму может быть приложена PDF-форма «СИЗ к получению» со списком того, что необходимо получить.

В мобильном личном кабинете сотрудник может самостоятельно контролировать сроки эксплуатации своих СИЗ и видеть позиции, по которым наступил срок получения.

Модуль оповещений позволяет формировать более точные выборки. Например, можно уведомить только сотрудников, которым требуется определенный вид СИЗ, или только тех, для кого необходимая продукция уже есть на складе.

Для push-уведомлений можно проверить факт прочтения сообщения и дату последнего входа сотрудника в личный кабинет.

Чтобы не набирать одинаковые сообщения каждый раз, можно заранее создавать и повторно использовать шаблоны.

При необходимости в модуле также можно сформировать список телефонных номеров для последующей отправки SMS через внешний сервис.

В обычном учете норма определяет, какие СИЗ и в каком количестве положены сотруднику. Потребность возникает после применения нормы к конкретному сотруднику, и он же становится владельцем выданных ему СИЗ.

В дежурной норме эти роли объединены.

Сама дежурная норма:

Таким образом, если для рабочего места или объекта определена потребность в дежурных СИЗ, для него создается отдельная дежурная норма, а выдача оформляется непосредственно на нее.

Смена ответственного лица при этом не требует искусственно возвращать СИЗ на склад и заново выдавать их новому ответственному. Срок эксплуатации продолжает учитываться по самой дежурной выдаче.

Если дежурная норма больше не используется, рекомендуется не удалять ее, а перевести в архив.

При необходимости перед этим выданные СИЗ возвращаются на склад.

Архивная норма перестает формировать потребность в отчетах и прогнозах, при этом история учета сохраняется.

Если ранее дежурные СИЗ учитывались через обычную норму, привязанную к ответственному сотруднику, такую норму можно преобразовать в дежурную.

Конвертация выполняется через контекстное меню журнала норм выдачи и позволяет перенести существующую историю выдач.

Операция необратима, поэтому перед ее выполнением необходимо убедиться, что выбранная норма действительно должна использоваться как дежурная.