Размеры: от карточки сотрудника до закупки
Размеры в «QS: Спецодежда» используются при выдаче СИЗ и прогнозировании закупок. Поэтому до массового заполнения карточек сотрудников и ввода складских остатков полезно проверить размерные ряды, а для отдельных моделей — указать фактически выпускаемые размеры.
Здесь разобраны типовые задачи и подходы к их решению. Настройки полей и справочников описаны в руководстве пользователя: Размеры спецодежды и Размеры номенклатуры.
Подготовка размерных рядов при запуске
Убрать неиспользуемые размеры
В стандартной базе есть как очень маленькие, так и очень большие размеры. Некоторые из них предприятие не закупает, и они только мешают при заполнении карточек и складских документов.
Перед вводом данных рекомендуется:
-
Посмотреть, какие типы размеров используются на предприятии: одежда, обувь, перчатки, головные уборы, рост.
-
Скрыть неиспользуемые типы размеров в карточках сотрудников.
-
Для конкретных размеров настроить доступность отдельно в карточках сотрудников и в складской номенклатуре.
Не нужно пытаться удалять стандартные размеры или создавать новые справочники с нуля. При необходимости отключенное значение можно снова сделать доступным.
| Для одежды и обуви предусмотрены отдельные летние и зимние типы размеров. Они нужны, когда, например, зимняя обувь у сотрудника на размер больше летней. Если на предприятии такое разделение не применяется, зимние типы лучше скрыть из карточек сотрудников, чтобы не создавать лишние поля. |
Когда нужен новый тип размера? Если в карточке сотрудника действительно должна появиться еще одна самостоятельная характеристика, например отдельный размер футболки или специфического изделия. Для дополнительного значения в уже существующем ряду достаточно создать размер, а не новый тип размера.
Подробнее: Типы размеров и Размеры и рост.
Сопоставление размер сотрудника с размером изделия
На практике размер сотрудника и обозначение на изделии могут отличаться. Первоначально база настроена на следующий подход: в карточке сотрудника указан размер одежды 56, а на складе учет одежды с диапазонным размером 56–58.
Для такого подбора используются аналоги размеров. Стандартные соответствия уже настроены: программа подбирает при выдаче подходящий диапазонный размер по конкретному размеру сотрудника. При необходимости соответствия можно уточнить. Аналоги работают в обе стороны, но не заменяют фактический размер в учетных документах.
На некоторых предприятиях вместо индивидуального размера в карточке сотрудника сразу записывают размер конкретной продукции, например 56–58. Это допустимый вариант при ограниченном ассортименте, но при разнообразных моделях удобнее сохранять индивидуальный размер и использовать подбор по аналогам.
Подробнее: Аналоги размеров и Размеры в карточке сотрудника.
Ограничение размерного рядя конкретной модели
Предприятие закупает рабочий костюм, который выпускается не во всех размерах и ростовках. Например, размер 52–54 доступен в трех вариантах роста, а 60–62 — только в одном.
В карточке складской номенклатуры нужно задать реальные комбинации размера и роста, а не просто два независимых списка. Иначе программа может считать допустимыми сочетания, которых производитель не выпускает.
Особенно важно сделать это при использовании прогнозирования складских запасов в разрезе складской номенклатуры.
Если сотруднику требуется размер, которого нет в размерном ряду выбранной модели, прогноз все равно покажет потребность, но выделит размер синим цветом. Это сигнал закупщику: такую комбинацию нельзя заказать у выбранного производителя, нужно решить вопрос с другой моделью или способом обеспечения. Потребность не должна незаметно превращаться в заказ невозможного размера.
Та же настройка ограничивает выбор размеров при поступлении на склад. Например, для футболок, которые выпускаются только в S, M, L, XL, XXL, можно указать исключительно эти значения, чтобы при приемке не выбрать российский числовой размер.
Если перечень размеров номенклатуры не заполнен, доступны разрешенные размеры соответствующего типа; специальных ограничений на комбинации размера и роста для этой модели нет.
Подробнее: Размеры номенклатуры и Прогнозирование запасов.
Пример: объединить несколько размеров перчаток для закупки
У сотрудников записаны размеры перчаток 6, 7 и 8. Однако выбранный производитель поставляет эту модель только с размера 8. Для обеспечения сотрудников с меньшими размерами предприятие использует минимальный доступный размер модели.
Если оставить настройки без изменений, закупщику придется вручную складывать потребности по размерам 6, 7 и 8, чтобы определить количество перчаток размера 8.
Решение — ввести условный размер «8+» для учетной системы:
-
Создать в справочнике размеров значение «8+» и указать ему аналоги 6, 7 и 8.
-
Для конкретной складской номенклатуры указать «8+» вместо обычного размера 8. Остальные доступные размеры модели оставить без изменений.
-
При поступлении этой модели на склад выбирать «8+», а не обычный размер 8.
-
Проверить прогноз закупок: потребности сотрудников с размерами 6, 7 и 8 должны собраться в одну строку «8+».
Так условное значение применяется только там, где оно действительно необходимо. Программа может использовать его при подборе для выдачи, учитывать остатки и формировать следующие прогнозы без ручного суммирования трех размеров.
Если перчатки уже приходовали с размером 8
Старые документы и остатки продолжат учитываться с прежним размером. Само создание нового «8+» их не изменит.
В журнале складских остатков для конкретной номенклатуры доступна команда «Заменить размер». Она меняет размер во всех предыдущих документах и операциях с этой номенклатурой.
| Операция затрагивает всю историю учета выбранной складской позиции, и штатного отката у нее нет. Перед заменой проверьте номенклатуру, старый и новый размеры и последствия для уже выполненных выдач. Не используйте массовую замену, если часть изделий с прежним размером должна продолжать учитываться отдельно. |
Подробнее: Складские остатки и замена размера.
Что проверить после настройки
В карточке сотрудника должны остаться только нужные ему поля размеров, при выдаче должны подбираться подходящие складские позиции, а прогноз закупок должен опираться на реальные размерные ряды моделей.
Если прогноз выделяет размер синим цветом, это не ошибка, которую нужно скрыть: проверьте размерный ряд и решите, какую продукцию закупать для соответствующих сотрудников.